Personal Efficiency and Managing Meetings Treningskurs

Forstå oss selv og andre

• Når vi forstår at når vi ber andre om å delta på et møte, påtvinger vi dem vår liste over prioriteringer
• Hva får oss til å oppføre oss som vi gjør?
• Er vi klar over hvordan oppførselen vår påvirker andre: reagerer de alltid på den måten vi vil at de skal og på den måten de burde? Hvis ikke, hvorfor ikke...?

Prosessen for å administrere møter

• Hvorfor er et møte nødvendig; hva er alternativene; er noen av alternativene å foretrekke?
• Prosessen for å innkalle, administrere og forberede møter:
  • Lage en meningsfull agenda som dekker målene for møtet, emnene som skal dekkes og foreslåtte tidspunkter
  • Inviterer bare de rette menneskene – og ingen andre
  • Administrere møtet: bare tillate relevante bidrag (men være forsiktig med å skille mellom relevante og irrelevante); holde seg til agendaen; holde seg til tiden
  • Lage utganger: ikke nødvendigvis detaljerte minutter, men i det minste handlingspunkter
  • Arrangere oppfølgingsmøte(r)

Delta på møter

• Må jeg delta på alle møtene jeg er invitert til?
• Hvordan bestemmer jeg om jeg skal delta på møter (eller ikke)?
• Hvilke begrunnelser har jeg for å nekte å delta?
• Hva annet har jeg lov til å gjøre under et møte relatert til deltakere, emne som diskuteres og tidspunkt?

Andre problemer med personlig effektivitet og tid Management

• Sette mål – personlige og profesjonelle – og holde dem
• Arbeidsprioritering
  • Hvordan bestemmer jeg hva som må gjøres?
  • Hvordan prioriterer jeg disse aktivitetene?
• Ansattpålagt tid: jobber mine ansatte og kollegaer for meg eller jobber jeg for dem...?
• Tidsbanditter: hva annet stjeler tid fra meg og hva kan jeg gjøre med det?
  • E-poster
  • Telefonsamtaler
  • Uplanlagte avbrudd
  • Fortrengningsaktiviteter: utsettelse...
  • Andre ting…
• Effektiv delegering
• Assertiveness: søker et kompromiss; lære å si "nei" effektivt